A divisão de responsabilidades entre organizadora e expositor é a fonte mais comum de surpresa em uma primeira participação em feira. O contrato de espaço costuma incluir menos do que o expositor imagina, e o que fica de fora aparece já com prazo curto.
Este texto separa os dois lados. Cada evento tem regras próprias, então o contrato e o manual do expositor são sempre a referência final.
O que a organizadora normalmente entrega
- A área contratada. O lote demarcado na planta, com a metragem e a posição escolhidas.
- Infraestrutura geral do evento. Corredores, sinalização do pavilhão, iluminação geral, segurança patrimonial da área comum e limpeza dos corredores.
- Ponto de energia. A disponibilização do ponto, quase sempre com potência contratada à parte.
- Credenciamento. Sistema de credencial para a equipe do expositor e para os visitantes.
- Divulgação do evento. Campanha que traz público ao evento, além da listagem do expositor nos canais oficiais.
- Manual do expositor. Documento com o regulamento técnico, prazos e formulários.
Em feiras que contratam montadora oficial, o pacote pode incluir também um estande básico padronizado, com piso, paredes divisórias, testada com o nome da empresa, iluminação simples e um conjunto mínimo de mobiliário.
O que costuma ficar com o expositor
- Projeto e montagem do estande, quando o expositor opta por projeto próprio.
- Comunicação visual, incluindo produção e aplicação.
- Mobiliário adicional além do que o pacote básico traz.
- Potência elétrica acima da incluída, contratada por carga.
- Internet dedicada, quando a operação depende de conexão estável.
- Limpeza interna do estande durante os dias de evento.
- Segurança do próprio estande fora do horário de funcionamento.
- Equipe, uniforme, alimentação, hospedagem e deslocamento.
- Seguro de equipamentos e de responsabilidade civil, quando exigido.
- Desmontagem e retirada de todo o material dentro do prazo.
A zona cinzenta
Três itens geram a maior parte das divergências, e todos se resolvem com uma pergunta no momento da contratação.
| Item | Pergunta a fazer antes de assinar |
|---|---|
| Potência elétrica | Quantos kW estão inclusos e quanto custa o excedente |
| Estande básico | O que exatamente compõe o pacote, item por item |
| Horário de acesso | Quando abre a montagem e quando fecha a desmontagem |
Como ler o manual do expositor
O manual é o documento que define o que pode e o que não pode. Vale procurar quatro coisas nele logo na primeira leitura:
- Altura máxima permitida e se ela muda conforme o formato do estande.
- Regra de divisa, ou seja, o que pode ser encostado na parede do vizinho e o que precisa de recuo.
- Prazos de envio de projeto, de lista de credenciamento e de contratação de serviços.
- Penalidades por atraso na desmontagem ou por entrega da área fora do estado contratado.
Quem faz o quê no ecossistema Laux Brasil
O Grupo Laux Brasil atua nos dois lados dessa relação. A Hub EV oferece ao organizador a plataforma de comercialização de espaços, cotas e serviços. A LX BR atende o expositor no projeto e na montagem do estande. A Estande Fácil oferece contratação de estande pela plataforma online.
Veja o passo a passo completo do expositor e conheça as três marcas do grupo.
