O investimento em uma feira se divide em seis blocos: espaço, estande, serviços do evento, comunicação visual, equipe e logística. O valor do estande costuma ser o item mais lembrado e raramente é o maior isoladamente, o que faz com que orçamentos montados só a partir dele fiquem defasados.
Este texto descreve o que compõe cada bloco. Valores variam por evento, por região e por porte do projeto, e só o orçamento específico responde quanto custa.
1. Espaço
É o valor pago à organizadora pelo lote. O preço por metro quadrado varia conforme a posição na planta e o formato do estande, porque lotes com mais lados abertos e em corredores de maior fluxo têm valor mais alto.
Pontos que alteram esse bloco:
- Metragem contratada.
- Formato do lote, entre box, esquina, ponta de ilha e ilha.
- Posição no fluxo e setor do evento.
- Momento da contratação, já que muitos eventos trabalham com tabela progressiva.
- Se o pacote inclui estande básico ou apenas a área.
2. Estande
É o projeto e a construção. Os fatores que mais pesam:
- Sistema construtivo. Estrutura modular tem custo por metro quadrado menor que construção sob medida.
- Metragem e altura. Volume construído e elementos de altura aumentam estrutura e mão de obra.
- Complexidade do projeto. Mezanino, formas curvas, forro fechado e elementos suspensos exigem produção dedicada.
- Piso. Carpete direto e piso elevado têm custos distintos.
- Mobiliário. Locação ou produção.
3. Serviços do evento
São contratados junto à organizadora e costumam ser subestimados no orçamento inicial:
- Energia elétrica acima da potência inclusa, cobrada por carga.
- Internet dedicada.
- Limpeza interna do estande durante os dias de evento.
- Segurança do estande fora do horário de funcionamento.
- Credenciais adicionais além da cota incluída.
- Autorizações específicas, quando o projeto tem elemento suspenso ou distribuição de alimentos.
4. Comunicação visual e material de apoio
- Produção e aplicação de gráfica no estande.
- Letra caixa, backlight e elementos iluminados.
- Telas e locação de equipamento audiovisual.
- Catálogos, fichas técnicas e material impresso.
- Brindes e amostras.
- Uniforme da equipe.
5. Equipe
Em feiras distantes do centro de operação da empresa, este bloco frequentemente supera o custo do estande:
- Deslocamento de ida e volta.
- Hospedagem durante montagem, evento e desmontagem.
- Alimentação.
- Horas da equipe própria dedicadas ao evento, incluindo preparação.
- Equipe contratada de apoio, quando houver.
6. Logística
- Transporte do material do estande até o local do evento.
- Transporte de produtos e equipamentos expostos.
- Retorno de tudo após a desmontagem.
- Armazenagem do material entre eventos, quando há reaproveitamento.
Estrutura do orçamento
| Bloco | Pago a quem | Quando fecha |
|---|---|---|
| Espaço | Organizadora | Na contratação, com antecedência maior |
| Estande | Montadora | Na aprovação do projeto |
| Serviços do evento | Organizadora | Em prazo próprio, antes da montagem |
| Comunicação visual | Montadora ou fornecedor | No fechamento da arte |
| Equipe | Fornecedores diversos | Próximo ao evento |
| Logística | Transportadora | Antes da janela de montagem |
Como reduzir custo sem reduzir resultado
- Reaproveitar estrutura entre eventos. Projeto pensado em sistema modular permite usar o mesmo material em mais de uma feira, trocando apenas a comunicação visual.
- Contratar espaço cedo. Tabelas progressivas e escolha de posição favorecem quem decide antes.
- Dimensionar a energia corretamente. Carga contratada em cima da hora custa mais.
- Fechar a arte no prazo. Produção em regime de urgência tem preço diferente.
- Ajustar a metragem ao objetivo. Área maior que a operação consegue atender aumenta custo sem aumentar contato.
Para comparar eventos e decidir onde investir, veja o que medir para saber se a feira deu resultado. Para entender o efeito do sistema construtivo no orçamento, veja estande modular ou construído.
