A maior parte dos problemas que aparecem na véspera de uma feira tem origem em um prazo perdido semanas antes. Este checklist reúne os itens que costumam ter data limite no manual do expositor, agrupados por etapa.
Os prazos variam por evento. O manual do expositor é sempre a referência final, e vale extrair dele as datas específicas logo na contratação.
Na contratação do espaço
- Contrato de espaço assinado, com metragem, posição e formato definidos.
- Manual do expositor recebido e lido, com as datas transferidas para um calendário.
- Confirmação do que o pacote inclui, item por item, quando há estande básico.
- Potência elétrica inclusa verificada, com o custo do excedente conhecido.
- Nome oficial da empresa para testada e para a listagem do evento.
No projeto
- Briefing fechado: número de atendimentos simultâneos, produtos expostos, ambientes necessários.
- Layout aprovado internamente pelo responsável com autonomia de decisão.
- Altura da estrutura conferida contra o limite do regulamento.
- Regra de divisa com o vizinho verificada, incluindo recuos exigidos.
- Carga elétrica total calculada, somando iluminação, telas e equipamentos.
- Especificação de material com tratamento antichama, com comprovação disponível.
Documentos e aprovações
- Projeto enviado à organizadora dentro do prazo de aprovação técnica.
- Documentação técnica da estrutura, quando o evento exigir.
- Seguro de responsabilidade civil e de equipamentos, quando exigido.
- Lista de credenciamento da equipe de montagem enviada.
- Lista de credenciamento da equipe de operação enviada.
- Autorizações específicas para elementos suspensos, mezanino, som ou distribuição de alimentos.
Produção e logística
- Arte da comunicação visual fechada e liberada para produção.
- Revisão final de textos, logotipos e informações de contato aplicados no estande.
- Transporte contratado, com data de chegada compatível com a janela de montagem.
- Agendamento de descarga junto ao evento, quando houver controle de veículos.
- Material de apoio produzido: catálogos, brindes, amostras.
Operação
- Escala da equipe definida por dia e por turno.
- Treinamento realizado, incluindo o que responder e como registrar contatos.
- Método de captura de contatos definido e testado.
- Internet contratada, quando a operação depender de conexão.
- Limpeza interna do estande contratada para os dias de evento.
- Reposição de material prevista, com estoque no depósito do estande.
Desmontagem
- Data e horário da janela de desmontagem confirmados.
- Transporte de retirada contratado, com veículo compatível com o volume.
- Definição do que retorna, do que é descartado e do que fica em estoque para o próximo evento.
- Condição de devolução da área verificada no contrato, para evitar cobrança.
Os cinco itens que mais atrasam
| Item | Consequência de perder o prazo |
|---|---|
| Envio do projeto para aprovação | Risco de não poder montar o projeto pretendido |
| Fechamento da arte gráfica | Estande montado sem comunicação visual completa |
| Contratação de energia adicional | Custo maior e risco de carga insuficiente |
| Credenciamento da equipe | Equipe barrada no acesso à área de montagem |
| Agendamento de descarga | Caminhão em espera, consumindo a janela de montagem |
Veja também quando começar a planejar a participação, o que a organizadora entrega e o que fica com o expositor e os erros mais comuns em feiras.
