O planejamento de uma participação em feira corre em contagem regressiva a partir da data de abertura, e a etapa que define o ritmo é a aprovação do projeto pela organizadora, que fecha semanas antes da montagem. Trabalhar de trás para frente a partir dessa data evita a maior parte dos atrasos.
Os prazos exatos variam por evento e estão sempre no manual do expositor. O que segue é a ordem das dependências, que é a mesma em praticamente toda feira.
A cadeia de dependências
Cada etapa só começa quando a anterior fecha. Essa é a razão de o atraso em uma delas empurrar todas as seguintes.
- Contratação do espaço. Define metragem, posição e formato. Sem isso, não há projeto possível.
- Briefing do estande. O que a marca precisa que o espaço faça, em número de atendimentos simultâneos, produtos expostos e ambientes.
- Projeto. Layout, estrutura, materiais e comunicação visual.
- Aprovação técnica pela organizadora. Conferência contra o regulamento do evento.
- Produção. Fabricação de estrutura, marcenaria e comunicação visual.
- Logística. Transporte do material até o local do evento.
- Montagem. Dentro da janela definida pelo evento.
Onde a contagem realmente aperta
Três marcos concentram o risco de atraso:
| Marco | Por que é crítico |
|---|---|
| Prazo de envio do projeto | Fecha semanas antes da montagem e não costuma ter exceção |
| Fechamento da arte gráfica | A produção da comunicação visual tem prazo próprio e é a última coisa a ficar pronta |
| Contratação de serviços do evento | Energia adicional, internet e limpeza têm prazo e preço que sobem perto da data |
Feiras com fila de contratação
Em eventos de alta procura, a contagem começa muito antes, porque o espaço não está simplesmente à venda. O Show Safra Mato Grosso trabalha com lista de espera por ordem de chegada: o interessado se inscreve, aguarda ser chamado por e-mail e tem uma janela definida para escolher e fechar o espaço antes que a vez passe ao próximo da fila.
Nesses casos, entrar na lista cedo é o que define se haverá espaço disponível na posição desejada.
O que fazer primeiro
Quatro definições destravam todo o resto e podem ser feitas antes mesmo de contratar o espaço:
- Objetivo da participação. Geração de contatos, lançamento de produto, relacionamento com clientes atuais ou presença de marca. Isso muda o projeto inteiro.
- Orçamento total. Incluindo espaço, estande, equipe, deslocamento e material de apoio, e não apenas o estande.
- Metragem pretendida. Derivada do número de atendimentos simultâneos e do que precisa ser exposto.
- Responsável interno. Uma pessoa com autonomia para aprovar projeto e assinar contrato, porque decisão dividida atrasa aprovação.
Sinal de alerta
Quando o prazo até a feira é curto, o sistema modular passa a ser a alternativa realista, porque usa componentes padronizados e reduz o tempo de produção. Projetos com marcenaria e elementos sob medida exigem antecedência maior. Tratamos dessa escolha em estande modular ou construído.
Veja também o passo a passo completo da participação e o que a organizadora entrega e o que fica com o expositor.
Para dimensionar o orçamento, veja o que compõe o custo de participar de uma feira. Para orçar um estande com a operação de montagem do Grupo Laux Brasil, conheça a LX BR e as demais marcas do grupo.
